Komunikat bezpieczeństwa dotyczący korespondencji kierowanej na adres zgkim@slomniki.pl

Szanowna Pani / Szanowny Panie,

w imieniu Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Słomnikach (ZGKiM), realizując obowiązek prawny wynikający z art. 34 RODO, informujemy o incydencie bezpieczeństwa, który mógł wpłynąć na poufność Państwa danych osobowych.

1. Kogo dotyczy ten komunikat?
Zawiadomienie to kierujemy wyłącznie do osób, które w przeszłości kontaktowały się z naszym Zakładem drogą elektroniczną, wysyłając wiadomości na adres e-mail: zgkim@slomniki.pl. Jeśli nie prowadzili Państwo korespondencji z tym konkretnym adresem, incydent Państwa nie dotyczy.

2. Na czym polegało naruszenie?
Zidentyfikowaliśmy, że osoba nieuprawniona uzyskała dostęp do wyżej wymienionej skrzynki pocztowej (zgkim@slomniki.pl) i bez naszej wiedzy ustawiła na niej regułę techniczną. Reguła ta powodowała, że kopie przychodzących wiadomości były automatycznie przesyłane na zewnętrzne adresy e-mail. Reguła ta została przez nas wykryta i trwale usunięta, a dostęp do skrzynki zabezpieczony.

3. Jakich danych dotyczy incydent?
Zakres danych, do których mogła uzyskać dostęp osoba nieuprawniona, zależy wyłącznie od tego, jakie informacje przekazali nam Państwo w treści swoich wiadomości e-mail lub w załącznikach.

• Jeśli wysłali Państwo jedynie ogólne zapytanie, ryzyko jest minimalne.
• Jeśli jednak przesyłali Państwo do nas dokumenty (np. umowy, deklaracje, wnioski) zawierające Państwa numer PESEL, dokładny adres zamieszkania, dane te mogły ulec kompromitacji.

4. Jakie są możliwe konsekwencje?
W związku z charakterem incydentu, istnieje ryzyko wykorzystania Państwa korespondencji do działań oszukańczych przez cyberprzestępców. Główne zagrożenia to:

• Oszustwa fakturowe: Cyberprzestępcy mogą podszywać się pod ZGKiM, wysyłając do Państwa sfałszowane faktury lub e-maile z prośbą o uregulowanie należności na podmieniony numer konta.
• Phishing i inżynieria społeczna: Mogą Państwo otrzymywać wysoce wiarygodne wiadomości e-mail (powołujące się na wcześniejszą korespondencję z nami), mające na celu wyłudzenie dodatkowych danych lub zainfekowanie komputera.
• Kradzież tożsamości: W przypadku, gdy w Państwa mailach znajdował się numer PESEL, istnieje ryzyko próby zaciągnięcia zobowiązań finansowych na Państwa nazwisko.

5. Co ZGKiM robi, aby Państwa chronić?
Natychmiast usunęliśmy złośliwe reguły, wymusiliśmy zmianę haseł oraz wdrażamy zaawansowane uwierzytelnianie dwuetapowe (MFA) dla systemów pocztowych. Incydent został formalnie zgłoszony do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) oraz odpowiednich służb państwowych (CSIRT).

6. CO POWINNI PAŃSTWO ZROBIĆ? (Ważne zasady bezpieczeństwa)
Aby zminimalizować ryzyko, prosimy o bezwzględne stosowanie się do poniższych zasad:

• Weryfikacja numeru rachunku bankowego: ZGKiM w Słomnikach NIGDY nie informuje o zmianie numerów rachunków bankowych do wpłat za pomocą wiadomości e-mail. Jeśli otrzymają Państwo e-mail z informacją o nowym koncie do opłacenia faktur, czynszu czy mediów, jest to próba oszustwa.
• Szczególna ostrożność przy fakturach: Prosimy o kilkukrotne i bardzo uważne sprawdzanie wszelkich wiadomości e-mail oraz załączników (faktur) rzekomo pochodzących od ZGKiM.
• Telefoniczne potwierdzanie informacji: W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do autentyczności otrzymanej od nas wiadomości (zwłaszcza dotyczącej płatności), prosimy o nieodpowiadanie na e-mail i natychmiastowy kontakt telefoniczny z naszym Zakładem pod oficjalnym numerem telefonu: 12 388 10 43.
• Założenie konta w BIK: Rozważenie aktywacji alertów w Biurze Informacji Kredytowej (bik.pl) informujących o próbach zaciągnięcia kredytu.
• Zastrzeżenie numeru PESEL: Jeśli przesyłali nam Państwo swój numer PESEL, rekomendujemy jego prewencyjne zastrzeżenie za pomocą aplikacji mObywatel, na stronie mobywatel.gov.pl lub w najbliższym Urzędzie Miasta/Gminy, co skutecznie zablokuje możliwość zaciągnięcia na Państwa dane kredytu.

7. Zmiana kanału komunikacji (Rekomendacja e-Doręczeń)
Tradycyjna poczta e-mail nigdy nie gwarantuje 100% bezpieczeństwa. Dlatego zdecydowanie zalecamy, aby w przyszłości wszelką korespondencję do ZGKiM (zwłaszcza zawierającą dane wrażliwe lub finansowe) kierować wyłącznie za pośrednictwem bezpiecznych, szyfrowanych systemów państwowych: przez system e-Doręczenia na adres AE:PL-48039-89089-HAHAS-2. Systemy te są odporne na tego typu ataki hakerskie.

8. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych
W przypadku pytań do Państwa dyspozycji pozostaje Inspektor Ochrony Danych, pan Tomasz Ciałowicz.
Kontakt e-mail: kontakt@inspektordanych.com.pl lub iod.slomniki@gmail.com
Kontakt telefoniczny: 502 511 882

Z poważaniem,
Dyrektor Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Słomnikach